Компенсация переезда к новому месту работы

В письме Минфина РФ №03-04-06/15550, что от 17.03.2017 г. было озвучено намерение об удержании НДФЛ с компенсационных сумм, выплаченных работникам после их переезда на новое место работы в другую местность. Разберемся, как же обстоят дела с налогообложением данного вида выплат.

Тщательный анализ законодательных норм, изучение нормативных требований на этапе планирования хозяйственных расходов – те условия, которые помогают предотвратить проблемы в сфере налогообложения. Это требование распространяется и на начисление выплат сотрудникам, гарантированных им трудовым законодательством.

Изучению подлежит вопрос, подлежит ли налогообложению компенсационная сумма, начисленная сотруднику после переезда его на новое место работы. Будут ли изыматься НДФЛ и придется ли платить страховые взносы по этим суммам и что говорится по этому поводу в документе №03-04-06/15550, что от 17.03.2017 г. – письмо Минфина РФ.

Компенсация переезда сотрудника

Вопрос начисления сотруднику работодателем компенсации при переезде – хозяйственная ситуация, анализируемая статьей 169 ТК (Трудовой кодекс) РФ. Переезд, сопровождающийся сменой места работы, оговаривается между сторонами заранее. Из этого следует, что между работодателем и работником, до момента организации переезда, уже оформлены трудовые отношения.

Трудовым договором должно быть прописано место работы. Если организовывается перевод в другой филиал, то указывается название обособленного структурного подразделения, его номер и место дислокации. Запись в договоре подлежит изменению из-за переезда сотрудника. Это требование ст. 57 ТК России.

Возможные причины перевода сотрудника на новое место оговорены ст. 72 ч. 1 ТК. К ним относится перемещение работника в структуре предприятия, его переезд на новое место вместе с руководством. На самом деле, причина перевода не столь важна для законодателя, как соблюдение законности этой процедуры. Одно из требований законодательства – изменение записи в трудовом договоре.

Эти изменения регламентированы ст. 169 ТК. Первый нюанс – наличие предварительной договоренности. Второй важный момент – письменные изменения в трудовой договор (трудовые отношения не расторгнуты), в части которых обсуждается период невыполнения сотрудником трудовых функций по причине переезда.

Компенсационные выплаты

Из ст. 169 ТК следует, что работодатель обязуется компенсировать сотруднику следующие виды расходов:

• Затраты на переезд самого работника, членов его семьи и транспортировку имущества на случай если работодатель не организовывает этот переезд самостоятельно и не представляет транспортное средство для перевозки;
• Траты, связанные с обустройством на новом месте жительства.

Если затраты, связанные непосредственно с переездом и транспортировкой вещей, не вызывают вопросов у бухгалтера, то расходы на обустройство – более размытая сфера и нужно конкретизировать виды трат, подлежащих компенсации. Ни в судебных решениях, ни в общих законодательных нормах нет четкого перечня.

Ответ на этот вопрос нашелся в Правилах возмещения расходов по переезду госслужащему, можно предположить, что такие же категории расходов актуальны и для других федеральных сотрудников. Эти нормативы утверждены Правительственным постановлением № 514, что от 11.08.2014 г. Правилами, ч. 2 подпунктом «д» предусмотрено, что расходы по обустройству при смене месте жительства компенсируются следующим образом:

• Гражданскому служащему гарантированно 2.5 оклада по его новому месту работы;
• Супругу (жене) госслужащего положено 1.5 того же нового оклада;
• Каждому ребенку (другому члену семьи) компенсируют еще 1 оклад.

Согласно тем же Правилам, компенсировать госслужащему, членам его семьи аренду жилья, работодатель обязуется лишь в случае вынужденной задержки в дороге при переезде. В остальном расходы по найму квартиры не выносят в отдельную графу расходов на обустройство.

По факту госслужащий вправе рассчитывать на немалые компенсационные суммы, которыми он может распоряжаться на свое усмотрение. Будут потрачены средства на аренду, вложены в покупку жилья и потрачены на другие нужды, не важно.  Никто не обязует его отчитываться перед работодателем об их трате.

По аналогии  с госслужащими решается вопрос компенсационных выплат сотрудникам Следственного комитета. Согласно Правительственному Постановлению № 542 от 07.07.2011 г. в вопросе предоставления возмещения трат на переезд этой категории сотрудников, Правительство не берется устанавливать категории допустимых трат. Предполагается, что сотрудник, вправе сам распоряжаться выделенными ему средствами.

Компенсация за переезд в другой регион — в другую местность

Внимание! Договоренность о переезде работника в новую местность на работу обсуждается сторонами заранее, изменения фиксируются письменно в договоре. Хорошо, когда работник и работодатель имеют готовое согласованное решение на случай расторжения трудовых отношений.

Все что касается компенсации найма жилья, статьями 168, 168.1 ТК РФ регламентированы категории расходов, которые подлежат возмещению. Излишняя их детализация может спровоцировать налоговые споры. Ни дополнять, ни изменять этот список не рекомендуется, его принято применять в неизменном виде.

Как оформить компенсацию

Российским Трудовым кодексом определено правило, на случай если в законодательных актах не предусмотрено четкого порядка начисления выплат. В таком случае, как размер компенсационной суммы, так и сроки и правила ее начисления должны быть прописаны в трудовом договоре, коллективном контракте или соглашении сторон. Важно, что состав расходов не включается в эти договоренности, только сумма и порядок назначения.

Таким образом, выплата при переезде, рассчитанная с учетом размера заработной платы сотрудника и количества членов его семьи, будет классифицирована как компенсация расходов на обустройство на новом месте. И так как налаживание быта – явление временное, то можно предположить, что срок выплат будет краткосрочным, растянется на несколько месяцев.

Второй вариант для работодателя – назначение суммы сотруднику с учетом реальной стоимости жилья в регионе за конкретный период. В таком случае он заплатит не фиксированную сумму, а стоимость аренды, скажем за полгода. Налоговому инспектору нужно объяснить, какой формат начисления выплаты использован в конкретном случае.

Требовать от сотрудника отчета о трате средств нельзя, так как на законодательном уровне такого требования не установлено. Подобное действие может быть квалифицировано как вмешательство в личную жизнь, так как оно нарушает права работника.

Налогообложение компенсации

Рассмотрим случаи, в которых компенсационная сумма подлежит налогообложению, а в каких ситуациях взносы придется уплатить. Рассмотрим вопрос отчисления НДФЛ, страховых отчислений и налога на прибыль.

НДФЛ

Что касается обложения компенсационных сумм налогом, то в письме № 03-04-06/15550 (утверждено 17.03.2017 г.) содержится ответ. В нем четко сказано, что сумма возврата за переезд освобождается от НДФЛ (основание ст. 217 НК РФ, абзац 11 пункт 3). При этом суммы компенсации за жилье, выплаченные из-за смены жительства по причине смены работы, облагаются налоговой ставкой.

Работодатель может назначить сумму не на аренду жилья, а на другие нужды. Например, работник оставил холодильник по старому месту жительства, а на новой квартире ему нужно приобрести новый. Но и этот вариант расходов не освобождает от НДФЛ, по аналогии с арендой, налог взыщут. Вообще конкретизировать категории расходов, которые покрывает компенсационная выплата на обустройство, опасно.

Если все же возникает спор с налоговой структурой, дело доходит до суда, то назначенная сумма – компенсация расходов на обустройство, за которую сотрудник не обязан отчитываться. А учет стоимости жилья – всего лишь параметр, позволяющий определить ориентировочный размер ежемесячных расходов. По факту помесячная выплата – компенсационный порядок, предусмотренный трудовым соглашением, а не помесячная оплата жилья.

Страховые отчисления

Что касается страховых взносов, то российским законодательством установлена льгота в виде освобождения сотрудника от уплаты страховых отчислений с компенсационных сумм, назначенных ему при выполнении трудовых обязанностей. Это требование ст. 422 НК (абзац 10, подпункт 1 пункта 2). Переезд на новое место для выполнения рабочих обязанностей относится к выполнению трудовых обязанностей, значит, компенсация переезда не подлежит обложению страховыми взносами.

Важно! Расходы, которые несет работодатель в связи с переездом сотрудника, нецелесообразно относить к производственным расходам (п. 5 ПБУ «Организационные расходы» 10/99). Их можно провести как «Начисление компенсации» (Дебет 91-Кредит 73). Второй вариант учета «Выплаченная компенсация» (Дебет 73-Кредит 50(51)).

Если работодатель будет настаивать, что компания покрывала сотруднику аренду жилья, то возникнут споры с налоговой структурой как по НДФЛ отчислениям, так и по страховым выплатам. Компенсационная сумма за переезд подлежит освобождению от страховых взносов по травматизму, эту льготу гарантирует ст. 20.2 ФЗ об обязательном соцстраховании (24.07.1998 г.) в части абзаца 10, подпункта 2, пункта 1.

И еще стоит выяснить, как работодателю проводить компенсацию на переезд при налогообложении прибыли.

Налог на прибыль

Финансовые возмещения обязательно должны быть учтены как расход при налоге на прибыль. Так как компенсация сотруднику – обязательный вид выплат, то уклониться от него работодатель не может. Эти суммы, в большинстве случаев, соответствуют требованиям ст. 252 НК части пункта 1.

Письмом Минфина № 03-03-06/1/16789, что от 15.05.2013 г. , вынесено предложение классифицировать расходы по ст. 264 НК (подпункт 4, пункт 1). Но в этой статье речь идет о подъемных выплатах. В то время как ТК вообще не устанавливает понятия «подъемные».

Начисление подъемных выплат регламентирует ФЗ-283 о социальных гарантиях сотрудников исполнительных структур, что от 13.12.2012 г. в ч. 3 п. 1 ст. 3. Также информация об этом пособии содержится в ФЗ-306 о денежном довольствовании военнослужащих, в ч. 2 п. 1 ст. 3 и в ФЗ-247 о соцгарантиях сотрудников МВД РФ в ч. 3 п. 1 ст. 3. А законодательных актов, которые бы регламентировали выплату «подъемных» сотрудникам частных фирм, не было обнаружено.

Учитывая формулировку ст. 270 в части п. 37, гласящую, что при формировании налоговой базы не должны учитываться подъемные выплаты, положение письма № 03-03-06/1/16789 нельзя считать истинным. Можно предположить, что в частных компаниях не предусмотрено сверхнормативных начислений, так как порядок назначения компенсаций фирма устанавливает самостоятельно.

В таком случае следует обратиться к «универсальной» ст. 264, к подпункту 49 пункта 1, который оставляет открытым перечень других расходов на реализацию и производство. Но есть в законодательной базе РФ еще одно положение из ст. 255 НК в части пункта 3, которое гласит о возможности включения выплат сотруднику в графу расходов на оплату труда.

Начисления компенсации на случай если фирма не установила собственный порядок

Вопрос начисления компенсационных выплат работникам регулируется решением Апелляционного областного суда, дело № 33-1151/2016. Этим документом работника, уволившегося на новом месте, понуждают к частичному возврату компенсации. При принятии соответствующего решения суд руководствовался Постановлением времен СССР № 677, что от 15.07.1981 г. о гарантиях при переезде на новое место жительства.

Можно предположить, что к решению суда № 33-1151/2016 и постановлению № 677 прибегают в случае отсутствия на предприятии собственного утверждённого порядка назначения компенсационных пособий сотрудникам при их переезде на новое место работы. Отсутствие утвержденных на предприятии положений вовсе не означает, что сотрудник будет лишен выплат.

Положения Постановления № 677 могут быть использованы лишь в части, не противоречащей ТК. Из части 1 данного постановления следует следующее:

• Выплачивать сотруднику суточные выплаты за каждый, проведенный в пути, день;
• Выплачивать единовременные пособия, как самому сотруднику (размер месячного оклада), так и членам его семейства (четверть оклада работника);
• Назначать сотруднику по новому месту работы заработную плату с учетом его должностного оклада.

Назначение сотруднику суточных выплат может быть рискованным, так как «суточные» регламентированы ТК, а значит, не применяются в данном случае. Остальные виды компенсации должны быть предоставлены в размере, не ниже, чем предусматривает Постановления № 677. Этот документ можно применять в качестве «руководства к действию» как работодателю, так и сотруднику.

Обнаружив нарушение своих прав, работник вправе обращаться в суд для восстановления справедливости. Также заметим, что ситуация с налогообложением компенсационных сумм не такая однозначная, как может показаться изначально. Хоть компенсация и освобождена от НДФЛ по общим правилам, но есть категория выплат не попадающая под льготу.

Закажите квартирный переезд в любой город России у нас! Мы гарантируем быструю транспортировку грузов, предоставляем скидки военнослужащим и пенсионерам. В нашей компании «Правильные Перевозки» работают опытные водители и логисты, составляющие оптимальные маршруты перевозок. Мы заключаем с клиентам официальный договор, предоставляем детальные консультации. Оставляйте заявку.