Как организовать переезд офиса в другой город?

По разным причинам компаниям приходится менять офис. Если бизнес идет успешно, руководство компании стремится сменить старый офис на новый, подчас более просторное помещение в престижном районе. А компании, испытывающие трудности, подыскивают более компактные помещения с низкой арендной платой. Каким бы ни был офисный переезд, он отнимает силы, время и отвлекает персонал от должностных обязанностей на несколько дней.

Когда руководство компании планирует переезд собственными силами, то старается привлечь к работе всех сотрудников. Такой подход позволяет быстро подготовить деловые бумаги, оргтехнику, разобрать офисную мебель для дальнейшей упаковки и безопасной транспортировки. Выбирая автотранспорт, организаторы переезда отдают предпочтение тем машинам, которые оборудованы креплениями, чтобы обеспечить целостность и сохранность груза при перевозке.

О приобретении упаковочного материала беспокоятся заблаговременно. Для этого определяются с категорией упаковки и рассчитывают ее количество. Упакованную офисную мебель и оргтехнику загружают в машину, транспортируют к новому офису, разгружают и заносят в помещение. Там проводят распаковку, сборку и расстановку мебели, подключают оргтехнику, размещают папки с документами, наводят порядок. Нельзя назвать офисный переезд в другой город лёгким занятием. Он требует мобилизации сил и тотального контроля.

Пошаговая инструкция организации переезда офиса

На первом этапе нужно провести ревизию. Если в офисе есть потрепанная мебель, испорченная оргтехника и вещи, которыми не пользуются, то лучше их утилизировать и не тратить время/деньги на упаковку и транспортировку. Затем нужно распределить обязанности среди коллег и дать четкие рекомендации относительно дальнейших действий каждого.

Последовательность действий в старом офисе:

сбор и упаковка в коробки канцелярских принадлежностей, документов и других вещей. Особого внимания требуют ценные бумаги, деньги и драгоценные вещи. Их перевозят отдельно на автомобиле, принадлежащем компании или ее руководителю.
разбор предметов мебели с последующей упаковкой;
помещение оргтехники в упаковочные коробки, использование мягких материалов для заполнения пустот;
демонтаж выступающих деталей или их защита упаковочными материалами;
маркировка коробок для экономии времени на разгрузке и размещении вещей на новом месте.

Если штат сотрудников большой, то лучше создать две группы. Одна группа будет разбирать, упаковывать и заниматься оправкой офисных вещей, другая — принимать груз, переносить, распаковывать и ставить на место. Так офисный переезд пройдет эффективнее.

Почему при самостоятельной организации переезда можно столкнуться с неприятными моментами?

Когда работой занимаются профессионалы, можно быть уверенным в успехе дела на 100%,. По другому складываются дела, если за них берутся дилетанты. Офисные сотрудники не имеют опыта организационных процессов, поэтому переезд может затянуться. Не все могут качественно упаковывать вещи, поэтому велик риск их повреждения при перевозке. В процессе переезда из-за большого объема работ могут потеряться важные документы. Для ответственных руководителей это неприемлемо.

Чтобы избежать неприятных моментов, руководство компаний предпочитает обращаться к профессионалам, которые не только знают правила офисного переезда из города в город, но и берут на себя ответственность за сохранность имущества независимо от его объема. Компании, занимающиеся перевозками, гарантируют результат, соблюдают время выполнения работ, правильно пакуют вещи, отвечают за сохранность груза, предоставляют оборудованный автотранспорт.

Что значит правильно организовать офисный переезд

Если разом все офисные вещи доставить в новый офис, то эффективность работы снизится, потому что неудобно заниматься распаковкой и расстановкой вещей в пространстве офиса одновременно. В первую очередь перевозят крупногабаритную мебель, чтобы быстро распаковать и поставить ее на место. Когда подвезут оргтехнику и офисные вещи, их легко можно будет разместить на столах, полках и стеллажах. Маркировка укажет на место хранения содержимого коробок. Это позволит все расставить в соответствии с заранее разработанным планом, и не бегать по офису в поисках нужной бумаги.

Почему лучше обращаться к профессионалам

С организацией офисного переезда в другой город России лучше справятся профессионалы, а не сотрудники переезжающей компании.

Профессионалы правильно пакуют мебель и грамотно систематизируют документы. Самое главное, они обеспечивают спокойствие офисным работникам и руководству за сохранность вещей в ответственный момент. Чтобы выбрать компанию-перевозчика, нужно обратиться к рейтингу, почитать отзывы. Оценка работы перевозчиков позволит выбрать того единственного, с которым можно будет выстроить доверительные отношения, заключить соглашение и обеспечить достойную организацию офисного переезда.

Закажите офисный переезд из города в город по России у нас! В нашей компании «Правильные Перевозки» работают опытные водители и логисты, составляющие оптимальные маршруты перевозок. Мы заключаем с клиентам официальный договор, предоставляем детальные консультации. Оставляйте заявку.